Coördinator bijzondere collecties

Waar erfgoed, projectmatig werken en een grote logistieke opgave samenkomen. Dat is de KB in Den Haag. Ben jij de coördinator die zorgt voor een efficiënte, kwalitatieve en tijdige voorbereiding van de Bijzondere Collecties op de verhuizing naar het nieuwe boekenmagazijn? Weet jij een operationeel team aan te sturen, processen te optimaliseren en medewerkers te begeleiden bij hun werkzaamheden? Dan bouwen we graag samen met jou aan de toekomst van de KB.

Dit is jouw afdeling

De Bijzondere Collectie (ongeveer 650.000 items) van de KB nationale bibliotheek moet worden voorbereid op de verhuizing naar het nieuwe boekenmagazijn. Om de opslag in een geautomatiseerde super high density storage-oplossing mogelijk te maken, moet de collectie:

• gescreend worden op de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen, zoals arsenicum, lood, chroom en kwik.

• schoon en schadevrij worden overgebracht.

• Terug vindbaar zijn.

De werkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers, die hiervoor intern worden opgeleid. De afgelopen jaren is gewerkt aan de voorbereiding van de algemene collectie. De komende periode staat de Bijzondere Collectie centraal.

De verhuizing, en daarmee ook de voorbereiding van de collectie, staat onder tijdsdruk. Het project vindt bovendien plaats in nauwe samenhang met andere (deel)projecten Samenwerking en afstemming zijn daarom belangrijke onderdelen van deze rol.

Maak jij het mogelijk?

Als Coördinator Bijzondere Collecties zorg je voor een efficiënte en tijdige voorbereiding van deze items op de verhuizing naar het nieuwe boekenmagazijn. Je combineert aansturen en begeleiden van medewerkers met het bewaken van kwaliteit en veiligheid en het optimaliseren van het productieproces.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Planning en voortgang: opstellen en beheren van productieschema’s, bewaken van deadlines en bijstellen van de planning bij knelpunten of wijzigingen

• Productiecoördinatie: coördineren van de verschillende productiestappen, rekening houdend met de beschikbaarheid van personeel, machines en materialen.

• Teambegeleiding: aansturen, ondersteunen, trainen en motiveren van het team.

• Kwaliteit en veiligheid: toezien op kwaliteitsnormen, veiligheidsvoorschriften en bedrijfsrichtlijnen.

• Rapportage: bijhouden van productiecijfers, zoals doorlooptijden, output en defecten, en rapporteren van resultaten aan de projectleider(s).

• Procesverbetering: analyseren van het productieproces, signaleren van knelpunten en aandragen van verbetermogelijkheden.

• Registratie en opvolging: documenteren van incidenten, productiestoringen en afwijkingen en zorgen voor opvolging waar nodig.

• Voorraad en materialen: bewaken van de beschikbaarheid van benodigde materialen en middelen.

Zo maak jij het verschil

Je bent een praktisch ingestelde en organisatorisch sterke coördinator die gemakkelijk overzicht houdt in een complex proces. Je weet mensen mee te nemen, signaleert knelpunten snel en komt proactief met oplossingen. Daarbij combineer je een hands-on mentaliteit met inhoudelijke kennis van erfgoedcollecties.

Je maakt het verschil door:

• Overzicht te houden: je ziet wat er nodig is om het productieproces soepel en volgens planning te laten verlopen.

• Proactief te handelen: je signaleert problemen snel en onderneemt actie voordat ze de voortgang, kwaliteit of veiligheid beïnvloeden

• Mensen te begeleiden: je weet medewerkers op een duidelijke en prettige manier te ondersteunen, trainen, coachen en motiveren.

• Kwaliteit voorop te zetten: je hebt oog voor een zorgvuldige omgang met erfgoed en bewaakt de gewenste kwaliteit van de werkzaamheden.

• Goed samen te werken: je communiceert helder met het productieteam, teamleiders, leidinggevenden en projectleiders.

• Verbeteringen te realiseren: je kijkt kritisch naar processen en weet concrete mogelijkheden voor efficiëntieverbetering te benoemen en door te voeren.

• Zelf de handen uit de mouwen te steken: je werkt mee in de voorbereiding en weet daardoor wat er op de werkvloer speelt.

Wat breng je mee?

• Minimaal 3 jaar ervaring met projectmatig werken binnen erfgoedcollecties.

• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die werken met erfgoedcollecties.

• Kennis van de materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur van boek en papier)

• Kennis van preventieve conservering.

• Kennis van gevaarlijke stoffen in erfgoedcollecties is een pre.

• Ervaring binnen een bibliotheek, archief of museum.

• Ervaring met het opleiden en coachen van medewerkers.

• Goed overzicht over productieprocessen en sterk procesmatig inzicht.

• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.

• Een proactieve houding en het vermogen om problemen snel te identificeren en op te lossen.

Waar kun jij op rekenen?

Als je kiest voor de KB, dan kies je ook voor uitstekende arbeidsvoorwaarden. Om precies te zijn onder andere:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.802 en € 5.241 (schaal 9)

• Het betreft een projectcontract dat afloopt in 2029.

• Een goede werk- en privébalans. Zo heb je 42 vrije dagen.

• 100% vergoeding van jouw OV-reiskosten.

• Pensioenopbouw via pensioenfonds ABP.

• Een dertiende maand (8,33%).

Deze arbeidsvoorwaarden gelden voor een fulltime dienstverband van 40 uur per week. Lees hier meer voor onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Voor deze functie is een dienstverband van 36-40 uur per week aan de orde.

Hoe is het om bij de KB te werken?

De KB is de nationale bibliotheek van Nederland. Wat minder mensen weten, is dat de KB volop in transitie is. Met ongeveer 600 collega's werken we iedere dag aan een slimmer, vaardiger en creatiever Nederland. We verzamelen, bewaren en delen het geschreven, gedrukte en digitale erfgoed van Nederland en dragen bij aan een samenleving waarin iedereen kan meedoen.

We geloven dat verschillen teams sterker maken en streven naar een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn.

Solliciteren en procedure

Wil jij bijdragen aan de voorbereiding van onze Bijzondere Collectie op deze grote verhuizing? Mooi! We kunnen niet wachten om jouw cv en motivatie te ontvangen.

Vragen over de functie en/of procedure? Stel deze aan Chris de Boer, Sr Recruiter a.i. via chris.deboer@kb.nl 

• Solliciteren kan tot en met vrijdag 9 oktober 2026.

• De vacature staat zowel intern als extern open.

• Zien we voldoende raakvlakken, dan gaan we graag z.s.m. met je in gesprek en maken we snel een afspraak. Bij onvoldoende raakvlakken laten we je dit weten met een e-mail.

• Een referentiecheck en het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken standaard onderdeel uit van onze sollicitatieprocedure.

• Tijdens de selectieprocedure bewaren we je gegevens. Uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen we deze op grond van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG). Lees meer hierover in onze privacyverklaring sollicitanten.